Etkili İşe Alım Sürecinin 7 aşaması nedir?

İşe Alım Sürecini etkili yönetebilmek için hangi aşamalardan geçmeniz gerekiyor? 

İşe alım süreci, şirketinizin genel başarısı ve uzun vadeli büyüme stratejileri için hayati bir rol oynar. Doğru adayları seçerek sadece mevcut pozisyonların etkin bir şekilde doldurulmasını sağlamakla kalmaz, aynı zamanda şirket kültürüne uyum sağlayacak, yenilikçi düşünceler getirecek ve belirlenen şirket hedeflerine ulaşmada aktif rol oynayacak adayları da ekibe kazandırır. Bu nedenle, nitelikli ve pozisyona en uygun adayların titizlikle seçilmesi, şirketinizin sürdürülebilir başarısını garanti altına almak açısından son derece önemlidir.

Etkili bir işe alım süreci, aşağıdaki 7 aşamadan oluşur:

1. İhtiyaç değerlendirmesi ve iş analizi,
2. İşe alım stratejisinin oluşturulması
3. Doğru Adayları bulmak
4. Adayları değerlendirme
5. İşe alım kararının verilmesi
6. İşe alım evrak yönetimi
7. Onboarding süreci

Bu aşamalar, işe alım sürecinin temelini oluşturur. Bu aşamalar doğru bir şekilde yürütülürse, şirketinizin doğru adayları bulmasına ve işe almasına yardımcı olacaktır.

Bu blog yazısında, işe alım sürecinin her aşamasını ayrıntılı olarak ele alacağız. Bu bilgiler, şirketinizin işe alım sürecini optimize etmenize ve doğru adayları bulmanıza yardımcı olacaktır.

İhtiyaç değerlendirmesi ve iş analizi:

Pozisyonların ve görevlerin detaylı tanımı ile beklenen yetkinlikler ve becerilerin de yer aldığı organizasyon yapısı oluşturulduktan sonra, mevcut personelin bu yapı içine yerleştirilmesiyle birlikte işletmenin genel resmi ortaya çıkar. Bu veriler, işe alım sürecinin temelini oluşturur. Veriler doğru ve detaylı bir şekilde oluşturulduğunda, personel planlama ve ihtiyaç değerlendirmesi de daha gerçekçi ve isabetli bir şekilde yapılabilir.

İhtiyaç değerlendirmesi, açık pozisyonun neden oluşturulduğunu ve şirket için ne kadar önemli olduğunu belirlemeyi içerir.

• Bu pozisyon neden boş?
• Pozisyonun görev tanımı nedir?
• Pozisyon doldurulmalı mı?
• Pozisyon için şirket dışı işe alımı yapılmalı mı?
• Pozisyon için şirket içinden transfer yapılabilinir mi? 
• Pozisyonun şirket için önemi nedir?
• Pozisyon için gerekli beceriler ve deneyimler nelerdir?

İş analizi, açık pozisyonun spesifik gereksinimlerini ve niteliklerini belirlemeyi içerir.

• Pozisyonun sorumlulukları ve görevleri
• Pozisyon için gerekli beceriler ve deneyimler
• Pozisyon için gerekli eğitim ve sertifikalar

İhtiyaç değerlendirmesi ve iş analizinin başarılı bir şekilde tamamlanması, şirketin doğru kişiyi işe almasına yardımcı olacaktır.

İşte ihtiyaç değerlendirmesi ve iş analizinin bazı örnekleri:

• Bir şirket, yeni bir müşteri hizmetleri temsilcisi işe alıyorsa, ihtiyaç değerlendirmesi, şirketin müşteri hizmetleri ihtiyaçlarını ve bu pozisyonun şirketin genel başarısı için önemini belirlemeyi içerecektir. İş analizi ise, müşteri hizmetleri temsilcisinin sorumluluklarını, görevlerini, gerekli becerilerini ve deneyimlerini tanımlayacaktır.
• Bir şirket, yeni bir yazılım mühendisi işe alıyorsa, ihtiyaç değerlendirmesi, şirketin yazılım geliştirme ihtiyaçlarını ve bu pozisyonun şirketin teknolojik hedeflerine ulaşmasına nasıl yardımcı olacağını belirlemeyi içerecektir. İş analizi ise, yazılım mühendisinin sorumluluklarını, görevlerini, gerekli becerilerini ve deneyimlerini tanımlayacaktır.

İhtiyaç değerlendirmesi ve iş analizi, genellikle işe alım yöneticileri veya işe alım uzmanları tarafından yapılır. Ancak, bu görevler genellikle işe alım sürecinin diğer aşamalarında da yer alan diğer çalışanlar tarafından da üstlenilebilir.

İş Analizi Yazılımı hakkında detaylı bilgi için tıklayın…

İşe alım stratejisinin oluşturulması:

İşe alım sürecini nasıl yürüteceğinizi belirler.

Bu, işe alım kaynaklarının belirlenmesini, mülakat sorularının geliştirilmesini ve işe alım kararlarının nasıl verileceğini belirlemeyi içerir:

• Açık pozisyonun gereksinimleri ve nitelikleri
• Şirketin hedefleri ve kültürü
• Bütçeniz
• Zaman çizelgeniz

İşe alım stratejinizi belirlemenize yardımcı olabilecek bazı sorular şunlardır:

• Adayları nereden bulacaksınız?
• Adayları nasıl değerlendireceksiniz?
• İşe alım kararlarını nasıl vereceksiniz?

İşe alım stratejisinin başarılı bir şekilde belirlenmesi, şirketin doğru kişiyi işe almasına yardımcı olacaktır.

Bir şirket, yeni bir müşteri hizmetleri temsilcisi işe alıyorsa, işe alım stratejisi, aşağıdakileri içerebilir:

• İş ilanlarını çevrimiçi ve yerel gazetelerde yayınlamak
• Referans aramalarını kullanmak
• Sosyal medyayı kullanmak
• Mülakatlarda iletişim ve müşteri hizmetleri becerilerine odaklanmak

Bir şirket, yeni bir yazılım mühendisi işe alıyorsa, işe alım stratejisi, aşağıdakileri içerebilir:

• İş ilanlarını çevrimiçi ve teknik web sitelerinde yayınlamak
• Üniversitelerle ve kolejlerle bağlantı kurmak
• Kodlama yarışmalarına ve hackathonlara sponsor olmak
• Mülakatlarda teknik becerilere ve problem çözme yeteneklerine odaklanmak

İşe alım stratejisinin belirlenmesi, işe alım sürecinin en önemli aşamalarından biridir. Bu aşamada doğru kararlar almak, şirketin doğru kişiyi işe almasına yardımcı olacaktır.

İşe Alım Süreç Yönetimi Yazılımı hakkında detaylı bilgi için tıklayın…

Doğru Adayları bulmak:

İşe alım sürecinin önemli bir aşamasıdır. Bu aşamada, şirket, açık pozisyon için uygun adayları bulur.

Adayları bulmak için kullanabileceğiniz çeşitli kaynaklar vardır:

• İş ilanları: İş ilanları, adaylara açık pozisyon hakkında bilgi vermek için en yaygın kullanılan yöntemdir. İş ilanlarını iş ilanları web sitelerinde, gazetelerde, radyoda ve televizyonda yayınlayabilirsiniz.
• Referans aramaları: Şirket içinden veya dışarıdan referans aramaları yaparak, potansiyel adaylar hakkında bilgi edinebilirsiniz.
• Sosyal medya: Sosyal medya, adaylarla bağlantı kurmak ve onları işe almak için harika bir yoldur. Şirketinizin sosyal medya hesaplarını kullanarak, açık pozisyon hakkında bilgi verebilir ve adaylarla bağlantı kurabilirsiniz.
• Kariyer fuarlarına katılım: Kariyer fuarlarına katılarak, yüz yüze olarak adaylarla tanışabilir ve onları işe alabilirsiniz.
• Diğer işe alım şirketleri veya danışmanları ile işbirliği: İşe alım şirketleri veya danışmanları, açık pozisyonunuz için uygun adayları bulmanıza yardımcı olabilir.

Adayları bulmak için kullandığınız yöntemler, açık pozisyonun gereksinimleri ve nitelikleri, şirketinizin işe alım hedefleri ve bütçesi gibi faktörlere bağlı olacaktır:

• Bir şirket, yeni bir müşteri hizmetleri temsilcisi işe alıyorsa, iş ilanlarını yerel gazetelerde ve iş ilanları web sitelerinde yayınlayabilir. Ayrıca, sosyal medya kanallarını kullanarak adaylarla bağlantı kurabilir ve kariyer fuarlarına katılabilir.
• Bir şirket, yeni bir yazılım mühendisi işe alıyorsa, iş ilanlarını teknik web sitelerinde ve üniversitelerdeki kariyer merkezlerinde yayınlayabilir. Ayrıca, teknik beceri testleri ve kodlama görevleri kullanarak adayların becerilerini değerlendirebilir.

Adayları bulmak, işe alım sürecinin en önemli aşamalarından biridir. Bu aşamada doğru kararlar almak, şirketin doğru kişiyi işe almasına yardımcı olacaktır.

Adayları değerlendirmek:

İşe alım sürecinin önemli bir aşamasıdır. Bu aşamada, şirket, uygun adayları değerlendirerek, en uygun adayın işe alınmasına karar verir.
Adayları değerlendirmek için kullanabileceğiniz çeşitli yöntemler vardır:

• Özgeçmiş incelemesi: Özgeçmişler, adayların eğitim, deneyim ve becerilerini gösteren önemli bir belgedir. Özgeçmişleri inceleyerek, adayların açık pozisyon için uygun olup olmadığını belirleyebilirsiniz.
• Referans aramaları: Referans aramaları, adaylar hakkında birinci elden bilgi edinmek için harika bir yoldur. Referanslardan, adayların iş performansı, becerileri ve kişisel nitelikleri hakkında bilgi edinebilirsiniz.
• Mülakatlar: Mülakatlar, adaylarla yüz yüze tanışarak ve onların becerilerini, deneyimlerini ve kişiliklerini değerlendirerek, en uygun adayın işe alınmasına karar vermenize yardımcı olan en önemli değerlendirme aracıdır. Mülakatlar, yapılandırılmamış, yarı yapılandırılmış veya yapılandırılmış olabilir.
• Kişilik envanteri; bireylerin kişilik özelliklerini değerlendirmek amacıyla kullanılan bir psikolojik ölçümdür. Bu envanterler, genellikle bir dizi soru veya ifade içerir ve bireylerin davranışları, düşünce tarzları, duygusal tepkileri ve diğer kişilik özellikleri hakkında bilgi sağlamak için tasarlanmıştır. Kişilik envanterleri, klinik değerlendirmelerden işe alım süreçlerine kadar birçok farklı bağlamda kullanılabilir.
  Kişilik envanterleri genellikle standartlaştırılmış testlerdir ve geniş bir yelpazede kişilik özelliklerini ölçmeye yönelik tasarlanmıştır. Bu özellikler arasında utangaçlık, dışadönüklük, duyarlılık, duygusal istikrar, sorumluluk, açıklık gibi kavramlar bulunabilir. Bir kişilik envanterinin amacına bağlı olarak, belirli bir alanı vurgulayabilir veya genel bir kişilik profilini değerlendirebilir.
  Kişilik envanterleri, psikologlar, klinik uzmanlar, insan kaynakları profesyonelleri ve araştırmacılar tarafından çeşitli amaçlarla kullanılır. Ancak, bu tür testlerin güvenilir ve geçerli sonuçlar vermesi için dikkatli bir şekilde uygulanması ve yorumlanması gerekmektedir.
• Diğer değerlendirme araçları: Diğer değerlendirme araçları, adayların becerilerini ve deneyimlerini değerlendirmenize yardımcı olabilir. Bu araçlar, şunlar gibi olabilir:
  • Teknik beceri testleri
  • Kodlama görevleri
  • Grup çalışmaları
  • Proje çalışmaları
  • Performans testleri

Adayları değerlendirmek için kullandığınız yöntemler, açık pozisyonun gereksinimleri ve nitelikleri, şirketinizin işe alım hedefleri ve bütçesi gibi faktörlere bağlı olacaktır:

• Bir şirket, yeni bir müşteri hizmetleri temsilcisi işe alıyorsa, adayların iletişim becerileri, müşteri hizmetleri deneyimi ve problem çözme becerilerini değerlendirebilir. Bunu yapmak için, mülakatlar, yapılandırılmamış referans aramaları ve müşteri hizmetleri senaryoları gibi araçlar kullanabilir.
• Bir şirket, yeni bir yazılım mühendisi işe alıyorsa, adayların yazılım geliştirme becerileri, problem çözme becerileri ve analitik becerilerini değerlendirebilir. Bunu yapmak için, teknik beceri testleri, kodlama görevleri ve grup çalışmaları gibi araçlar kullanabilir.

Adayları değerlendirmede dikkat edilmesi gereken bazı noktalar:

• Adaylara adil ve tarafsız bir şekilde davranın.
• Adayların becerilerini ve deneyimlerini değerlendirmek için objektif araçlar kullanın.
• Adayların kişiliklerini ve değerlerini değerlendirmeye önem verin.
• Adaylarla açık ve net bir şekilde iletişim kurun.

Adayları değerlendirmek, deneyim gerektiren bir süreçtir. Ancak, bu süreci iyi bir şekilde yürütmek, şirketin doğru kişiyi işe almasına yardımcı olacaktır.

Dijital değerlendirme Merkezi ve Kişilik Envanter Yönetimi hakkında detaylı bilgi için tıklayın…

İşe alım kararı vermek:

Bu aşamada, şirket, adayların değerlendirme sonuçlarını değerlendirerek, en uygun adayın işe alınmasına karar verir.

İşe alım kararı verirken göz önünde bulundurmanız gereken bazı faktörler şunlardır:

• Açık pozisyonun gereksinimleri ve nitelikleri: İşe aldığınız kişinin açık pozisyonun gereksinimlerini ve niteliklerini karşıladığından emin olun.
• Adayların beceri ve deneyimleri: Adayların açık pozisyon için gerekli becerileri ve deneyimleri olduğundan emin olun.
• Adayların kişilik ve değerleri: Adayların şirketinizin kültürüne ve değerlerine uyduğundan emin olun.
• Adayların genel performansı: Adayların mülakatlar, referans aramaları ve diğer değerlendirme araçları sırasındaki genel performansını değerlendirin.

İşe alım kararı verirken, açık pozisyonun gereksinimlerini ve niteliklerini karşılayan, şirketinizin kültürüne ve değerlerine uyan ve genel olarak iyi performans gösteren bir aday seçmeye çalışın.

İşe alım kararı vermenin bazı örnekleri şunlardır:

• Bir şirket, yeni bir müşteri hizmetleri temsilcisi işe alıyorsa, iletişim becerileri, müşteri hizmetleri deneyimi ve problem çözme becerileri güçlü olan bir adayı seçebilir.
• Bir şirket, yeni bir yazılım mühendisi işe alıyorsa, yazılım geliştirme becerileri, problem çözme becerileri ve analitik becerileri güçlü olan bir adayı seçebilir.

İşe alım kararı vermek, deneyim gerektiren bir süreçtir. Ancak, bu süreci iyi bir şekilde yürütmek, şirketin doğru kişiyi işe almasına yardımcı olacaktır.

İşe alım kararı verirken dikkat edilmesi gereken bazı noktalar şunlardır:

• Adaylara adil ve tarafsız bir şekilde davranın.
• Adayların becerilerini ve deneyimlerini değerlendirmek için objektif araçlar kullanın.
• Adayların kişiliklerini ve değerlerini değerlendirmeye önem verin.
• Adaylarla açık ve net bir şekilde iletişim kurun.

İşe alım kararı vermek, işe alım sürecinin en önemli aşamalarından biridir. Bu aşamada doğru kararlar almak, şirketin doğru kişiyi işe almasına yardımcı olacaktır.

İşe alım evrak yönetimi:

Bir organizasyonun işe alım sürecinde kullanılan belgelerin düzenlenmesi, takibi ve saklanmasıyla ilgili bir süreçtir. Bu süreç, işe alım sürecinin etkili bir şekilde yönetilmesi, yasal gerekliliklere uyulması ve işe alınan adaylarla ilgili önemli bilgilerin düzenli bir şekilde saklanması amacıyla uygulanır. İşe alım evrak yönetimi, genellikle insan kaynakları departmanı veya bu görevi üstlenen uzmanlar tarafından yürütülür.

İşe alım evrak yönetimi süreci şu adımları içerebilir:

• İş Teklifi ve Kabul: Seçilen adaya iş teklifi yapılır. İş teklifinin kabul edilmesi durumunda, resmi işe alım süreci başlar.
• İşe Alım Belgesi ve İş Sözleşmesi Düzenleme: İşe alım belgesi hazırlanır ve iş sözleşmesi düzenlenir. İş sözleşmesi, çalışma şartları, maaş, iş tanımı gibi detayları içerir.
• Evrakların imzalanması: İş Sözleşmesinin ve diğer İK belgelerin dijital ortamda ve hukuken geçerliliği olacak şekilde İmzalanması, yönetilmesi ve dijital ortamda arşivlenmesi

Dijital Özlük dosyasının oluşturulması:

• İşe alınan adayın özlük evrakları dijital ortamda hızlı ve kolay bir şekilde toplanır. Bu evraklar arasında kimlik fotokopisi, diploma, sağlık raporu, SGK başvuru formu, vergi levhası gibi belgeler bulunabilir. Sisteme aktarılan her belge TÜBİTAK Zaman Damgasıyla Mühürlenerek saklanır.
• Robotlarla Çalışanın Kaydının Oluşturulması: Çalışanın resmi kaydı robotik süreç otomasyon yazılımlarıyla otomatik oluşturulur. Bu kayıt, temel bilgileri içerir ve genellikle insan kaynakları bilgi sistemine girilir. Çalışanın işe başlama tarihinden itibaren bu kayıt güncellenir.
• Evrakların Güvenli Saklanması: Toplanan belgeler, fiziksel olarak uygun bir şekilde dosyalanır. Aynı zamanda, özellikle dijital kopyaların güvenli bir elektronik sistemde saklanması sağlanır.
• İşe Başlama ve İşe Alım Sürecinin Tamamlanması: Çalışan, işe başlama tarihinde resmen göreve başlar. İşe alım evrak yönetimi süreci bu noktada tamamlanır.

Örnek olarak, bir işe alım evrak yönetimi sürecinde, bir adayın özgeçmişi, başvuru formu, mülakat değerlendirme formu, referans mektupları ve iş teklifi gibi belgeler Dijital İK yazılımı üzerinden yönetilir ve yasal geçerliliği olacak şekilde imzalanır ve Tübitak Zaman damgalı mühürlenerek arşivlenir.

İşe Alım Evrak Yönetimi ve İş Sözleşmesi İmza Yazılımı hakkında detaylı bilgi için tıklayın…

Onboarding:

Yeni işe başlayan çalışanların şirketin kültürüne, politikalarına ve süreçlerine uyum sağlamasına yardımcı olan bir süreçtir. Bu süreç, yeni çalışanların şirkete, işe ve iş arkadaşlarına alışmasına ve üretkenliğini en kısa sürede artırmasına yardımcı olur.

Onboarding sürecinin temel hedefleri şunlardır:

• Yeni çalışanları şirketin kültürüne ve değerlerine tanıtmak
• Yeni çalışanların işe ve iş arkadaşlarına alışmasına yardımcı olmak
• Yeni çalışanların şirkette başarılı olmaları için ihtiyaç duydukları bilgileri ve becerileri sağlamak

Onboarding süreci, genellikle aşağıdaki aşamalardan oluşur:

• Hoş geldiniz: Yeni çalışanı şirkete ve iş arkadaşlarına tanıtın.
• Şirket hakkında bilgi: Şirketin tarihi, kültürü, değerleri, politikaları ve süreçleri hakkında bilgi verin.
• İş hakkında bilgi: İşin sorumlulukları, görevleri ve beklentileri hakkında bilgi verin.
• Eğitim: Yeni çalışanların işe başlamak için ihtiyaç duydukları becerileri ve bilgileri edinmelerine yardımcı olun.
• Destek: Yeni çalışanların sorularını yanıtlayın ve ihtiyaç duydukları desteği sağlayın.

Onboarding süreci, şirket kültürüne ve iş ihtiyaçlarına göre uyarlanabilir. Ancak, etkili bir onboarding sürecinin aşağıdaki özellikleri içermesi önemlidir:

• Planlı ve organize: Onboarding süreci, şirketin ihtiyaçları ve yeni çalışanların beklentileri doğrultusunda planlanmalıdır.
• Kişiselleştirilmiş: Onboarding süreci, yeni çalışanların bireysel ihtiyaçlarına göre kişiselleştirilmelidir.
• Etkili iletişim: Onboarding süreci boyunca, yeni çalışanlarla açık ve net bir şekilde iletişim kurulmalıdır.
• Destekleyici: Onboarding süreci, yeni çalışanların sorularını yanıtlamak ve ihtiyaç duydukları desteği sağlamak için fırsatlar sunmalıdır.

Onboarding, yeni işe başlayan çalışanların başarılı olmaları için önemli bir süreçtir. Etkili bir onboarding süreci, yeni çalışanların şirkete uyum sağlamasına, üretkenliğini artırmasına ve şirkette kalma olasılığını artırmasına yardımcı olur.

Onboarding sürecinin bazı örnekleri şunlardır:

• Bir şirket, yeni çalışanların ilk gününde şirket merkezini gezerek onlara şirketi tanıtabilir.
• Bir şirket, yeni çalışanların iş arkadaşlarıyla tanışması için bir hoş geldiniz etkinliği düzenleyebilir.
• Bir şirket, yeni çalışanların işe başlamak için ihtiyaç duydukları temel becerileri ve bilgileri öğrenmeleri için bir eğitim programı sunabilir.
• Bir şirket, yeni çalışanların sorularını yanıtlamak ve ihtiyaç duydukları desteği sağlamak için bir mentorluk programı sunabilir.

Onboarding, yeni işe başlayan çalışanların başarılı olmaları için önemli bir yatırımdır. Etkili bir onboarding süreci, şirketin yeni çalışanlarına yatırım yapmasının ve onların şirkete katkıda bulunmalarını sağlamanın en iyi yollarından biridir.

İç İletişim Yönetimi hakkında detaylı bilgi için tıklayın…