Dijital Arşiv Yönetimi
İş Süreç (BPM), Doküman ve Arşiv Yönetimi
Dijital Arşiv Yönetimi
Dijital Arşiv Yönetimi
ProgNovia Dijital Arşiv Yönetimi Çözümü, işletmelere belge yönetimi konusunda önemli faydalar sağlar.
Belgelerinizi dijitalleştirerek, kağıt tabanlı arşivlerden kurtulmanızı sağlar. Bu sayede, ofis alanınızı optimize eder ve maliyetleri azaltır.
Dijital arşivleme, belgelerin kolaylıkla erişilebilir olmasını sağlar. Arama ve sınıflandırma özellikleri sayesinde belgelerinizi hızlı bir şekilde bulabilirsiniz.
Ayrıca, belgelerin güvenliğini artırır. Yetkilendirme ve şifreleme özellikleriyle sadece yetkili kişilerin belgelere erişimini sağlar.
Dijital arşiv yönetimi çözümümüz, belgelerinizi uzun süreli saklama gereksinimlerine uygun olarak arşivleyebilir. Böylece, yasal gereksinimlere uyum sağlar ve verilerinizin korunmasını sağlar.
Biz, ProgNovia olarak işletmenizin dijital dönüşümünde size destek oluyoruz. Dijital Arşiv Yönetimi çözümümüzle belgelerinizi dijitalleştirin, erişilebilirliği ve güvenliği artırın, işletmenizin verimliliğini ve maliyet tasarrufunu sağlayın.
Neler başarabilirsiniz?
Full-Text Arama
Bu özellik sayesinde, dokümanlarınızın tüm metnini kapsayacak şekilde arama yapabilirsiniz.
Detaylı Filtreleme
Dokümanlarınızı form tipi, özellik tipi, tarih aralığı, doküman tipi ve doküman içeriği bazında kolayca filtreleyebilirsiniz.
Metaveri Yönetimi – Form & Özellik
Form ve Özellikler ile Metaveri yönetimi, dokümanlarınızın daha düzenli ve erişilebilir olması sağlanır. Dokümanlarınızın içeriği ve özellikleri hakkında bilgi içerir, böylece daha etkili bir sınıflandırma ve arama deneyimi yaşatır.
OCR
OCR özelliği, görsel dokümanlarınızın yazılarını tanır ve kaydeder.
Klasör /Doküman Yetki Paylaşımı
Klasör ve dokümanlarınızı seçtiğiniz kişiler ve gruplarla özelleştirilmiş paylaşım ayarlarıyla güvence altına alın.
Doküman İşlem Geçmişi
Doküman tarihçesi özelliği ile belgenin her versiyonunun ne zaman, kim tarafından ve hangi değişikliklerin yapıldığını kaydeder.
Doküman Versiyonlama
Doküman versiyonlama özelliği sayesinde, belgedeki değişikliklerin izlenmesini ve belgelerin farklı versiyonları tutarak belge yönetim sürecini kolaylaştırır ve belge revizyonları arasında tutarlılığı garanti eder.
Akıllı klasörleme
Akıllı klasörleme özelliği, belirli tipteki dokümanların otomatik olarak klasörlerde toplanmasını sağlar.
Şablon Tanımlama
Şablonlar oluşturmanıza, tanımlamanıza olanak tanır. Bu şablonlar daha sonra, belirli bir türdeki belge oluştururken seçilebilir ve belgenin hızlı ve tutarlı bir şekilde oluşturulmasını sağlar. Ayrıca, şablonlar herkes tarafından kullanılabilir ve belgelerin stabilizasyonunu korumanızı sağlar.
Dokümana Yorum Girişi ve Kişi Etiketleme
Dokümana yorum girişi ve başka kullanıcıları etiketleyerek bilgilendirme özelliği, belgelerinizin paylaşılmasını ve işbirliği yapılmasını kolaylaştırır.
Doküman Görüntüleyici
Yeni görüntüleme aracı ile 107 adet doküman formatını görüntüleme imkanı sağlıyoruz.
Reminder/Hatırlatıcı
Dokümanlara atanmış hatırlatıcılar ile dokümanların belirtilen tarihlerde belirtilen mesajları vermeleri sağlanacak ve bir ajanda listesinde takibi yapılacak.
Doküman Etiketleme
Dokümanlara istediğiniz şekilde etiket ekleyip renklendirip sınıflandırma, arama ve filtrelemede kolaylık sağlayabilirsiniz.
Klasör yükleme:
Masaüstündeki klasörü içindeki dokümanlar ile birlikte sisteme yükleme.
Çoklu Transfer:
Birden fazla doküman ve klasör seçip link ile dışarıya paylaşma. WeTransfer modeli. (Mevcut fonksiyonda tek seçim mevcut)
Birden fazla ifade arama
Doküman içeriğinde arama yaparken, birden fazla sözcük öbeği ile arayarak daha etkin bir arama deneyimi.
2FA
Uygulamaya girişte 2 adımlı doğrulama ile mobil uygulamaya ve maile gelen şifre ile, SMS ile ve Google Authenticator ile üretilecek şifre ile farklı tiplerde güvenli giriş imkanı.
Doküman Düzenleme
Sistem içerisinde dokümanlarınızı düzenleyip ve kaydedebilirsiniz. Ayrıca bu dokümanı aynı doküman üzerinde farklı bir versiyon olarak saklayabilirsiniz.
PDF Parçala
Sistem içerisindeki PDF dokümanlarınızı parçalayarak, içerlerindeki sayfalardan farklı PDF dokümanları oluşturabilirsiniz. Özellikle bir çok belgenin tek bir PDF’de bulunduğu dokümanlardaki ayrıştırma için kullanılacaktır.
PDF Birleştir
Sistem içerisinde seçilen PDF dokümanlarından tek bir doküman oluşturabilirsiniz.
Doküman Tipi Değiştirme
Doküman Uzantı Tipi Değişikliği. Örnek: Word’ten PDF’e.
Klasör Kural Tanımı: Onay
Klasöre tanımlanmış onay kuralı ile, ilgili klasöre bir doküman yüklendiğinde ve silindiğinde gibi işlemlerde, bu işlemin yetkili kişiye onaya gitmesi ve onaylandığında sürecin tamamlanması.
Klasör Kural Tanımı: Mail & Bildirim
Klasöre tanımlanmış bildirim kuralı ile, ilgili klasöre bir doküman yüklendiğinde ve silindiğinde gibi işlemlerde, belirlenen kişilerin mail ve bildirim ile bilgilendirilmesi.
Klasör Kural Tanımı: Check-list
Klasöre tanımlanmış check-list kuralı ile, e-devlet ve diğer tanımlı belgelerin ilgili klasörlerdeki kontrolü sağlanacak. Check-list tanımlanmış bir klasöre atılan dokümanlar, form tiplerine göre tanınarak, check-list’e atanmış form tiplerine göre kontrol edilerek, hangi dokümanların klasöre atıldığı kontrol edilecek.