Prognovia Logo

Dijital Arşiv Yönetimi

İş Süreç (BPM), Doküman ve Arşiv Yönetimi

Dijital Arşiv Yönetimi

Dijital Arşiv Yönetimi

ProgNovia Dijital Arşiv Yönetimi, fiziksel arşivinizde sakladığınız tüm belgeleri dijital ortamda kolayca yönetmenizi sağlar.

Kağıt evraklarınızı düzenliyor, sınıflandırıyor ve tarayarak Dijital Arşiv Yönetim Yazılımına aktarıyoruz.

Dijital Arşiv Yönetimi, belgelerin kolaylıkla erişilebilir olmasını sağlar. Arama ve sınıflandırma özellikleri sayesinde belgelerinizi hızlı bir şekilde bulabilirsiniz.

Ayrıca, belgelerin güvenliğini artırır. Yetkilendirme ve şifreleme özellikleriyle sadece yetkili kişilerin belgelere erişimini sağlar.

Dijital arşiv yönetimi çözümümüz, belgelerinizi uzun süreli saklama gereksinimlerine uygun olarak arşivleyebilir. Böylece, yasal gereksinimlere uyum sağlar ve verilerinizin korunmasını sağlar.

Biz, ProgNovia olarak işletmenizin dijital dönüşümünde size destek oluyoruz. Dijital Arşiv Yönetimi çözümümüzle belgelerinizi dijitalleştirin, erişilebilirliği ve güvenliği artırın, işletmenizin verimliliğini ve maliyet tasarrufunu sağlayın.

Dijital Arşiv Yönetimi Prognovia

Neler başarabilirsiniz?

Full-Text Arama

Bu özellik sayesinde, dokümanlarınızın tüm metnini kapsayacak şekilde arama yapabilirsiniz.

Detaylı Filtreleme

Dokümanlarınızı form tipi, özellik tipi, tarih aralığı, doküman tipi ve doküman içeriği bazında kolayca filtreleyebilirsiniz.

Metaveri Yönetimi – Form & Özellik

Form ve Özellikler ile Metaveri yönetimi, dokümanlarınızın daha düzenli ve erişilebilir olması sağlanır. Dokümanlarınızın içeriği ve özellikleri hakkında bilgi içerir, böylece daha etkili bir sınıflandırma ve arama deneyimi yaşatır. 

OCR

OCR özelliği, görsel dokümanlarınızın yazılarını tanır ve kaydeder. 

Klasör /Doküman Yetki Paylaşımı

Klasör ve dokümanlarınızı seçtiğiniz kişiler ve gruplarla özelleştirilmiş paylaşım ayarlarıyla güvence altına alın.

Doküman İşlem Geçmişi

Doküman tarihçesi özelliği ile belgenin her versiyonunun ne zaman, kim tarafından ve hangi değişikliklerin yapıldığını kaydeder. 

Doküman Versiyonlama

Doküman versiyonlama özelliği sayesinde, belgedeki değişikliklerin izlenmesini ve belgelerin farklı versiyonları tutarak belge yönetim sürecini kolaylaştırır ve belge revizyonları arasında tutarlılığı garanti eder.

Akıllı klasörleme

Akıllı klasörleme özelliği, belirli tipteki dokümanların otomatik olarak klasörlerde toplanmasını sağlar. 

Şablon Tanımlama

Şablonlar oluşturmanıza, tanımlamanıza olanak tanır. Bu şablonlar daha sonra, belirli bir türdeki belge oluştururken seçilebilir ve belgenin hızlı ve tutarlı bir şekilde oluşturulmasını sağlar. Ayrıca, şablonlar herkes tarafından kullanılabilir ve belgelerin stabilizasyonunu korumanızı sağlar.

Dokümana Yorum Girişi ve Kişi Etiketleme

Dokümana yorum girişi ve başka kullanıcıları etiketleyerek bilgilendirme özelliği, belgelerinizin paylaşılmasını ve işbirliği yapılmasını kolaylaştırır. 

Doküman Görüntüleyici

Yeni görüntüleme aracı ile 107 adet doküman formatını görüntüleme imkanı sağlıyoruz.

Reminder/Hatırlatıcı

Dokümanlara atanmış hatırlatıcılar ile dokümanların belirtilen tarihlerde belirtilen mesajları vermeleri sağlanacak ve bir ajanda listesinde takibi yapılacak.

Doküman Etiketleme

Dokümanlara istediğiniz şekilde etiket ekleyip renklendirip sınıflandırma, arama ve filtrelemede kolaylık sağlayabilirsiniz.

Klasör yükleme:

Masaüstündeki klasörü içindeki dokümanlar ile birlikte sisteme yükleme.

Çoklu Transfer:

Birden fazla doküman ve klasör seçip link ile dışarıya paylaşma. WeTransfer modeli. (Mevcut fonksiyonda tek seçim mevcut)

Birden fazla ifade arama

Doküman içeriğinde arama yaparken, birden fazla sözcük öbeği ile arayarak daha etkin bir arama deneyimi. 

2FA

Uygulamaya girişte 2 adımlı doğrulama ile mobil uygulamaya ve maile gelen şifre ile, SMS ile ve Google Authenticator ile üretilecek şifre ile farklı tiplerde güvenli giriş imkanı.

Doküman Düzenleme

Sistem içerisinde dokümanlarınızı düzenleyip ve kaydedebilirsiniz. Ayrıca bu dokümanı aynı doküman üzerinde farklı bir versiyon olarak saklayabilirsiniz.

PDF Parçala

Sistem içerisindeki PDF dokümanlarınızı parçalayarak, içerlerindeki sayfalardan farklı PDF dokümanları oluşturabilirsiniz. Özellikle bir çok belgenin tek bir PDF’de bulunduğu dokümanlardaki ayrıştırma için kullanılacaktır.

PDF Birleştir

Sistem içerisinde seçilen PDF dokümanlarından tek bir doküman oluşturabilirsiniz.

Doküman Tipi Değiştirme

Doküman Uzantı Tipi Değişikliği. Örnek: Word’ten PDF’e.

Klasör Kural Tanımı: Onay

Klasöre tanımlanmış onay kuralı ile, ilgili klasöre bir doküman yüklendiğinde ve silindiğinde gibi işlemlerde, bu işlemin yetkili kişiye onaya gitmesi ve onaylandığında sürecin tamamlanması.

Klasör Kural Tanımı: Mail & Bildirim

Klasöre tanımlanmış bildirim kuralı ile, ilgili klasöre bir doküman yüklendiğinde ve silindiğinde gibi işlemlerde, belirlenen kişilerin mail ve bildirim ile bilgilendirilmesi.

Klasör Kural Tanımı: Check-list

Klasöre tanımlanmış check-list kuralı ile, e-devlet ve diğer tanımlı belgelerin ilgili klasörlerdeki kontrolü sağlanacak. Check-list tanımlanmış bir klasöre atılan dokümanlar, form tiplerine göre tanınarak, check-list’e atanmış form tiplerine göre kontrol edilerek, hangi dokümanların klasöre atıldığı kontrol edilecek. 

Tuna Çağla

Formu doldurun, en kısa zamanda toplantı planlamak için size ulaşacağız

Dijital Arşiv Yönetimi Çözümünün İşinizi nasıl geliştireceğini konuşalım

ProgNovia’nın Dijital Arşiv Yönetimi çözümü işinize destek olmak ve süreçlerinizi kolaylaştırmak için tasarlandı. Çözümümüzü işinize nasıl entegre edebileceğimizi kısa bir toplantıda görüşmeye ne dersiniz?