Dijital İK olgunluk seviyesini neden ölçmeliyiz ve nasıl ölçebiliriz?
Dijital İK, insan kaynakları fonksiyonlarının dijital araçlar ve teknolojiler kullanılarak optimize edilmesi ve dönüştürülmesi sürecidir. Bu dönüşüm, Excel ve kağıt tabanlı manuel işlemleri ortadan kaldırarak İK süreçlerini daha hızlı, verimli ve hatasız hale getirir.
Dijital İK olgunluk seviyenizi ölçmek, eksiklerinizi belirlemenize ve dijital dönüşüm sürecini daha planlı bir şekilde yönetmenize yardımcı olur. Dijital İK, tek seferlik bir proje değil, sürekli bir optimizasyon ve geliştirme sürecidir.
15 yıl öncesine kadar İK süreçleri büyük ölçüde manuel ve Excel tabloları ile yönetiliyordu. Günümüzde ise İK yazılımları ve yapay zeka destekli çözümler, daha önce hayal bile edilemeyecek otomasyon imkanları sunmaktadır. Bu sayede, günler süren tekrarlayan işlemler dakikalar içinde tamamlanabilmekte ve İK departmanları daha stratejik ve değer odaklı işlere odaklanabilmektedir.
Manuel yürütülen ve İK departmanın verimliliğini düşüren bazı İK süreçleri:
Organizasyon yapısı:
Manuel:
Pozisyonlar ve görevler, bir Excel dosyasında kaydedilir. Bu dosya daha sonra organizasyon şemasına dönüştürülür. Görev tanımlamaları, yetkinlikleri ve pozisyondaki çalışanlar/yöneticilerin listesi ise ayrı bir dosyada tutulur. Güncellemeler yapıldığında, birden fazla dosyanın güncellenmesi gerekebilir.
Dijital İK:
İşletmenin organizasyon yapısı, pozisyonları, görevleri, hiyerarşisi, pozisyonun yetkileri, görev tanımlaması ve sorumlulukları gibi detaylar, lokasyon, departman, bölüm gibi ayrımlara göre İK yazılımında tanımlanır. Organizasyon şeması, her zaman güncel ve belirli filtrelere göre dinamik olarak oluşturulur. Pozisyonlar, görev tanımlamaları, sorumluluklar ve pozisyondaki çalışanların/yöneticilerin isimleri gibi bilgiler, tek bir platform üzerinden yönetilir, raporlanır ve güncel tutulur.
İşe Alım:
Manuel:
Yıllık işe alım planlaması tablolar üzerinde izlenir. Bir pozisyonun doldurulması gerektiğinde, pozisyonun tanımı, aday beklentileri ve görev sorumlulukları gibi detayları içeren iş ilanı oluşturulur. Bu ilan, çeşitli platformlarda yayımlanarak geniş kitlelere ulaşır. Başvurular alındıktan sonra, adayların CV’leri ve başvuru formları incelenir, uygun adaylar manuel olarak seçilir ve telefon veya yüz yüze mülakatlar düzenlenir. Ardından referans kontrolleri yapılır ve adaylarla teklif aşamasına geçilir. Teklif kabul edilirse, sözleşme imzalanır ve işe başlama süreci başlar. Bu süreçte gerekli evraklar toplanır, çalışanın özlük dosyası hazırlanır ve işe giriş kayıtları yapılır. İşe giriş süreci tamamlandıktan sonra, onboarding süreci başlatılır ve yeni çalışanın adaptasyonu desteklenir.
Dijital İK:
İK yazılımının organizasyon yapısı modülündeki bilgilere dayanarak iş ilanı otomatik olarak oluşturulur ve kare kod ile yayımlanır. Adaylar başvurularını işe alım portalına girerek ve CV’lerini yükleyerek gerçekleştirirler. Yapay zeka destekli işe alım yazılımı, girilen verileri ve CV’lerdeki bilgileri iş ilanıyla eşleştirerek pozisyona uygun adayları ayrıştırır. Adaylara kişilik envanteri, testler ve video mülakat gibi dijital değerlendirme araçları gönderilir. Değerlendirme sonuçlarına bağlı olarak telefon veya yüz yüze görüşmeler düzenlenir. İş teklifi dijital ortamda iletilir ve anlaşmaya varıldığında iş sözleşmesi ile diğer gereken belgeler dijital ortamda gönderilir ve yasal geçerlilikte dijital imzalatılır. İmzalı belgeler dijital özlük dosyasında saklanır. Adaylar özlük evraklarını dijital ortamda teslim ederler. İK departmanı tüm süreçleri kağıt evrak olmadan dijital platformda yönetir. Personel özlük dosyaları fiziksel arşiv yerine dijital özlük dosyası yazılımında tutulur. SGK kayıtları ve benzeri işe giriş işlemleri otomatik gerçekleşir. Personel ile ilgili gerçekleşen tüm işlemlerin ve aldığı eğitimlerin ve sonuçların kayıtları alınır ve kurumsal hafıza oluşturulur.
İK süreçlerinin dijitalleştirilmesi, performans yönetiminden eğitim yönetimine, izin ve zaman yönetiminden bordro imzalamaya kadar birçok alanda büyük ölçüde iyileşme sağlar.
Performans Yönetimi: Dijital İK, performans değerlendirmelerini düzenler, hedeflerin belirlenmesini ve izlenmesini kolaylaştırır. Çalışanlar ve yöneticiler arasında geri bildirim döngüsünü hızlandırır, performans verilerini toplar ve raporlar. Bu sayede, performansın sürekli olarak takip edilmesi ve geliştirilmesi sağlanır. Prim kazanan çalışanların ödemeleri bordro programına otomatik olarak aktarılırken, performansı artıran eğitimler eğitim yönetim modülüne kaydedilir ve planlanır.
Eğitim Yönetimi: Dijital İK, eğitim ihtiyaçlarını belirleme, eğitim programlarını planlama ve izleme süreçlerini optimize eder. Çalışanların eğitim geçmişlerini kaydederek, gerekli eğitimleri ve sertifikaları takip eder. Eğitim materyallerini ve kaynaklarını kolayca erişilebilir kılarak, çalışanların kendilerini geliştirmelerini destekler.
İzin ve Zaman Yönetimi: Dijital İK, çalışanların izin taleplerini ve kullanılan izin günlerini elektronik olarak yönetir. Çalışanlar, izin taleplerini sistem üzerinden kolayca yapabilir, onay süreçleri hızlanır. Aynı şekilde, çalışanların çalışma saatlerini ve izin bilgilerini tutar, bu da bordro süreçlerini doğru ve hatasız hale getirir.
Bordro İmzalama: Dijital İK, bordro süreçlerini otomatikleştirir ve çalışanlara bordrolarını dijital ortamda tebliğ eder. Çalışanlar, bordrolarını inceleyip dijital ortamda yasal geçerliliği olacak şekilde onaylayabilir, bu da iş süreçlerini hızlandırır ve kağıt israfını önler.
Bu süreçlerin dijitalleştirilmesi, hataların azalmasını, verimliliğin artmasını ve İK departmanının daha stratejik işlere odaklanmasını sağlar. Ayrıca, çalışan memnuniyetini artırır ve şeffaflığı sağlayarak kurumsal verimliliği artırır.
Dijital İK olgunluk seviyemizi neden ölçmeliyiz?
Dijital İK olgunluk seviyenizi ölçmek, kuruluşunuzun dijitalleşme yolculuğunda ne kadar ilerlediğini ve hangi alanlarda geliştirme yapılması gerektiğini anlamanıza yardımcı olur. Bu sayede, insan kaynakları süreçlerinizin daha verimli ve etkili hale gelmesini sağlayabilirsiniz.
• Mevcut durumunuzu değerlendirmenizi sağlar. Dijital İK olgunluk seviyesi ölçümü, kuruluşunuzun dijital İK uygulamalarının mevcut durumunu ve hangi alanlarda güçlü veya zayıf olduğunuzu belirlemenize yardımcı olur.
• Geliştirme alanlarını belirlemenizi sağlar. Ölçüm sonuçları, hangi alanlarda geliştirme yapılması gerektiğini net bir şekilde gösterir. Bu sayede, kaynaklarınızı en etkili şekilde kullanabilir ve önceliklerinizi belirleyebilirsiniz.
• Hedefler belirlemenize ve ilerlemenizi takip etmenize yardımcı olur. Dijital İK olgunluk seviyesi ölçümü, kuruluşunuz için dijital İK hedefleri belirlemenize ve ilerlemenizi takip etmenize yardımcı olur. Bu sayede, zaman içinde ne kadar ilerlediğinizi görebilir ve hedeflerinize ulaşmak için gerekli adımları atabilirsiniz.
• Rekabette öne geçmenizi sağlar. Dijital İK’ya yatırım yapan kuruluşlar, rakiplerine göre daha çevik ve verimlidir. Dijital İK olgunluk seviyenizi ölçmek ve geliştirmek, rekabette öne geçmenize ve iş başarınızı artırmanıza yardımcı olabilir.
• Çalışan deneyimini iyileştirmenize yardımcı olur. Dijital İK uygulamaları, çalışanların işe alımından ayrılışına kadar tüm süreçlerde daha iyi bir deneyim yaşamalarını sağlar. Dijital İK olgunluk seviyenizi ölçmek ve geliştirmek, çalışan memnuniyetini ve bağlılığını artırmanıza yardımcı olabilir.
Dijital İK olgunluk seviyenizi ölçmek için çeşitli yöntemler kullanılabilir.
• Anketler: Çalışanlara ve yöneticilere dijital İK uygulamalarıyla ilgili deneyimleri hakkında sorular soran anketler hazırlayabilirsiniz.
• Görüşmeler: Çalışanlar ve yöneticiler ile dijital İK uygulamalarıyla ilgili derinlemesine görüşmeler yapabilirsiniz.
• Gözlemler: Çalışanların dijital İK araçlarını ve platformlarını nasıl kullandıklarını gözlemleyebilirsiniz.
• Veri analizi: İşe alım, performans yönetimi ve eğitim gibi alanlardan veri toplayarak dijital İK uygulamalarının etkinliğini analiz edebilirsiniz.
• Farklı değerlendirme çerçevelerini kullanabilirsiniz. Birçok farklı dijital İK olgunluk seviyesi değerlendirme çerçevesi mevcuttur. Bu çerçevelerden size en uygun olanı seçerek değerlendirmenizi yapabilirsiniz.
• Danışmanlık hizmeti alabilirsiniz. Dijital İK konusunda uzman bir danışmanlık firması, değerlendirme sürecinde size yardımcı olabilir ve size özel bir rapor hazırlayabilir.
• Kendi değerlendirmenizi yapabilirsiniz. İnternette ve çeşitli kaynaklarda dijital İK olgunluk seviyesi değerlendirme anketleri ve araçları bulabilirsiniz.
Dijital İK olgunluk seviyenizi ölçmek için hangi yöntemi kullanacağınız kuruluşunuzun büyüklüğüne, sektörüne ve bütçesine bağlı olarak değişebilir.
Dijital İK olgunluk seviyenizi ölçmek, dijital dönüşüm yolculuğunuzda önemli bir adımdır. Bu sayede, İK fonksiyonlarınızı geliştirmeye ve işletmenizin başarısını artırmaya odaklanabilirsiniz.
Dijital İK olgunluk seviyenizi ölçmek ve geliştirmek için bizi arayabilirsiniz.
Tuna Çağla
Prognovia, Yenilikçi İK Çözümleri
Dijital Dönüşüm Danışmanlarının Önemi başlıklı yazımıza ulaşmak için tıklayın…
Stratejik İK Yazılımı Çözümleri hakkında detaylı bilgi için tıklayın…
