Bordro imzalama ile ilgili kanun maddesi:
4857 sayılı İş Kanunu’nun 37. maddesine göre, işçiye ücretin elden ya da banka kanalıyla ödenmesi durumunda, ücret hesabını gösteren imzalı ve işyerinin özel işaretini taşıyan “ücret hesap pusulası” verilmesi zorunludur.
Bu maddeye göre, işverenin çalışana bordrosunu tebliğ etmesi ve çalışanın bordroyu onaylaması gerekmektedir. İşveren, bordroyu çalışana tebliğ ettiğini ve onaylattığına dair ispat yükümlülüğü altındadır.
İşveren, bordroyu çalışana tebliğ ettiğini ve onaylattığına dair ispat edebileceği yöntemleri inceleyelim ve artı/eksi yönlerini değerlendirelim:
Bordro İmzalama Yöntemi olarak, Islak imza karşılığında bordroların çalışanlara teslim edilmesi ve onaylatılması:
Islak imzanın kanunda yeri olduğu için hukuk tarafından en risksiz olarak nitelendirilen yöntemdir. Ancak ıslak imza ile onaylanmış bordronun hukuken delil niteliği kazanamama riskleri de vardır.
- İmzalayan, imzasının kendisine ait olmadığını iddia edebilir.
- İmzalayan, imzalama esnasında kendisine belgeyi imzalaması için baskı uygulandığını iddia edebilir.
- İmzalayan, imzalama esnasında yaptığı itirazları dikkate alınmadığını iddia edebilir.
- İmzalayan, imzalanacak belgeyi incelemek için yeterince zaman verilmediğini ve zaman baskısı uygulandığını ve bordroyu incelemeden imzalamaya mecbur bırakıldığını iddia edebilir.
- İmzalayan, geçen aylara ait eski tarihli bordroları toptan imzalamaya mecbur bırakıldığını iddia edebilir.
- İmzalayan, bordroyu imzalamış olmasına rağmen itirazlarını sözlü olarak ifade etiğini iddia edebilir.
Islak imza karşılığında bordro yönetimi işletmeye neden olan maliyetleri ve riskleri inceleyelim:
İşgücü kaybına neden olacak süreçler:
- Bordroların çıktısının alınması, zarflanması ve lokasyon, şirket, departmanlara göre ayrılması ve düzenlenmesi.
- En az 2 kişinin bordro tesliminde ve imzalanmasında geçirdiği süre.
- İmzalı bordroların toplanması, düzenlenmesi ve dosyalanması.
- Bordrosunu teslim almayan ve imzalamayan çalışanların bordrolarının saklanması ve bordronun teslim alınmasının ve imzalanmasının takip edilmesi.
- Sene sonunda tüm bordroların incelenmesi, imzası eksik olan bordroların çalışanlara imzalatılması, dosyaların düzenlenmesi ve fiziki arşive kaldırılması.
- Mahkemeye bordro teslim etmek gerekli olduğunda fiziki arşivlerden bordroların çıkartıp mahkemeye teslim edilmesi.
İşgüçü kaybı dışında olan maliyetler:
- Kağıt, zarf, dosya ve toner gibi kırtasiye masrafları.
- Otomatik zarflama makinesinin ve sarf malzemelerinin maliyetleri.
- Dolap, raf, oda ve güvenlik önlemleri gibi güvenli dosyalama ve arşivleme maliyetleri.
- Kağıt evrakların KVKK ve bilgi güvenliği açısından riskler:
- Bordroların yetkisi olmayan görevlileri tarafından görünmesi.
- Bordroların şirket içinde ve lokasyonlar arasında dolaşımda olması.
- Bordroların kaybolması veya çalınması.
- Bordroların kötü niyetli kişiler tarafından kolayca ele geçirilme riskini taşıması.
KEP adresine bordroların gönderilmesi:
KEP adresine gönderilen bordrolar çalışana gönderildiğine dair ispat edilebilmektedir. Ancak KEP adresine gönderilen bordroların hukuken delil niteliği kazanabilmesi için bordrolar çalışanlar tarafından onaylanması ve imzalanması gerekmektedir. KEP adresine gönderilen bordroların imzalanması ancak E-imza cihazı veya M-imza sahibi kişiler tarafından gerçekleştirilebilmektedir. İşveren çalışanlarına E-imza veya M-İmza imkanı sunması gerekmektedir.
KEP üzerinden gönderilen bordrolar imzalı bordo niteliği taşımamaktadır. Mahkeme kararına buradan ulaşabilirsiniz.
Self-Service Portal, Çalışan portal, mobil APP, e-mail ve benzeri bordro gönderimi, paylaşımı ve dijital imzalama yöntemleri:
- Çalışanların e-posta adreslerine gönderilen bordroların hukuken hiçbir delil niteliği yoktur.
- Biyometrik imza ile atılan bordro imzaları hukuken hiçbir delil niteliği yoktur.
- İşverenin kontrolünde ve manipülasyona açık olan, çalışan kendi şifresiyle giriş yaptığı Self-Service Portalı, Çalışan portalı veya Mobil App uygulamaları üzerinden bordroların paylaşımı hukuken hiçbir delil niteliği yoktur. İşverenin kontrolünde ve manipülasyona açık olan bir sistemde paylaşılan belgeler mahkemede delil olarak kabul görmemektedir.
- Çalışan kendi şifresiyle giriş yaptığı Self-Service Portalı, Çalışan portalı veya Mobil App uygulamaları üzerinden paylaşılan bordroları onaylaması ve onaylama işlemlerinin log kayıtlarının tutulması ve mahkemeye sunulması: İşverenin kontrolünde ve manipülasyona açık olan bir sistemde onaylama işlemlerinin log kayıtlarının mahkemede delil olarak kabul görmemektedir.
- Çalışan kendi şifresiyle giriş yaptığı Self-Service Portalı, Çalışan portalı veya Mobil App uygulamaları üzerinden paylaşılan bordroları onaylaması ve onaylama işlemlerinin log kayıtlarının tutulması ve bu log kayıtlarının TÜBİTAK Zaman Damgasıyla mühürlenmesi ve mahkemeye sunulması: TÜBİTAK Zaman Damgası ile mühürlenmiş log kayıtları, işverenin kontrolünde ve manipülasyona açık olan bir sistemde gerçekleşen log kayıtları olduğu için mahkemede delil olarak kabul görmemektedir.
Dijital ortamda atılan ve ıslak imzaya en yakın yasal geçerliliği olan imzanın eksiksiz yerine getirilmesi gereken özellikleri nedir?
- Dijital ortamda atılan imzaların imza damgaları imzalanacak evrakların üzerinde görünüyor olmalıdır.
- Dijital Bordro İmzaları, doğrulanabilen imzalar olmalıdır.
- Bordro İmza işlemi mutlaka kimlik doğrulaması ile gerçekleşmesi gerekiyor.
- İmzalanan belgeler tüm taraflarca her zaman imzalı haliyle ulaşılıyor olmalıdır.
- Onay veya itiraz işlemine imkan verilmeli.
- İmzalanan evrakların değişmezliği garanti altına alınmalı.
- Bordro İmza işlemlerinin kayıtları devletten yetki almış en az 2 farklı kurumda gerçekleşiyor ve tutuluyor olmalı.
- Gelişmiş E-İmza teknolojisi kullanılmalıdır.
Umarım bu haftanın yazısıyla size Bordro onaylama yönetimi ile ilgili biraz da olsa açıklayıcı bilgiler sunabilmişimdir.
Bordro onay yönetimi ile ilgili çözümler hakkında detaylı bilgi için tıklayın.
Bordro onaylama yönetimi başlığı altında bir kaç imza yöntemini size detayları ile tarif etmeyi ve değerlendirmeye çalıştım.
- Islak imza ile bordro onaylama yönetimi kanunda yeri olan ancak çok maliyetli ve artık İK’nın bu tip operasyon işleri için iş gücü ayırmaması gereken bir süreçtir.
- KEP adresine gönderilen ancak çalışanlar tarafından onaylanamayan ve imzalanamayan bordrolar mahkeme tarafından kabul görmemektedir.
- E-posta ile bordro gönderiminin hiçbir delil niteliği yoktur.
- Biyometrik bordro imza, log kayıtları veya TÜBİTAK zaman damgalı log kayıtlarının hukuken delil niteliği yoktur.
- Gelişmiş e-İmza ile atılan imzalar dijital ortamda atılan ve ıslak imzaya en yakın yasal geçerli bordro imza yöntemidir.
Söylemeden geçemeyeceğim:
Bordro imza yönetimi, İK’nın sorumluluk isteyen, zaman alan ve son derece önemli bir sürecidir. Yılda en az 100 firmanın İK yöneticileriyle görüşme yapıyorum. Maalesef bir çok yönetici doğru bildiği yanlışlarla süreci yönetmeye çalışıyor ve işletmesini riske atıyor. ‘Şimdiye kadar bir şey olmadı. Bizde risk yok’ demekle ‘şimdiye kadar depremde binamız yıkılmadı. Önlem almamız gerekmiyor’ demekle zihniyet açısından çok bir farkı yok. Başarılı işletmelerin önemli özelliklerinden biri de riskleri önceden tespit etmek ve önlemlerini erken almaktır.
Yeniliklere açık olun, yeniliklerin getireceği faydaları kaçırmayın ve risklerinizi tekrar gözden geçirin.
Kolay gelsin…
Diğer Blog Yazılarımız için tıklayın…
Performans ve Yetkinlik Çözümleri hakkında detaylı bilgi için tıklayın…
Dijital Dönüşüm Danışmanlık Hizmetleri hakkında detaylı bilgi için tıklayın…
Dijital İK Yazılımları hakkında detaylı bilgi için tıklayın…
Yasal Geçerli Dijital Bordro ve Belge İmza Çözümleri hakkında
