Dijital Arşiv Nedir?
Fiziksel Arşivin Dijitalleşme Sürecinin Aşamaları Nelerdir?
Dijital Arşiv, İşletmelere Hangi Faydaları Sağlar?
Günümüzün dijital çağında, işletmeler her zamankinden daha fazla veri üretmekte ve depolamaktadır. Bu verilerin büyük bir kısmı kağıt belgeler şeklinde olmaya devam etmektedir. Ancak, bu kağıt belgelerin yönetimi ve saklanması zor ve masraflıdır. Aynı zamanda, önemli bilgilere erişimi zorlaştırabilir ve iş akışlarını yavaşlatabilir.
Dijital arşivleme, bu soruna çözüm sunan yenilikçi bir teknolojidir.
Bu yazıda, dijital arşivlemenin ne olduğunu, aşamalarını ve işletmelere sağladığı faydaları inceleyeceğiz.
Dijital Arşiv’in tarifi:
Dijital arşiv, çeşitli formatlardaki veri ve belgelerin elektronik ortama aktarılması, saklanması ve yönetilmesi sürecidir. Bu süreç, kağıt belgelerin taranmasını, elektronik belgelerin düzenlenmesini ve her iki türden verinin de bilgisayar sistemlerinde saklanmasını içerir.
Fiziksel Arşivin Dijitalleşme Sürecinin Aşamaları:
Dijital arşivleme, fiziksel veya elektronik belgeleri tarayarak, endeksleyerek ve güvenli bir şekilde saklayarak uzun vadeli erişim ve koruma sağlayan bir süreçtir. Bu süreç, kurumların bilgi varlıklarını düzenlemesine, verimliliği artırmasına ve yasal gerekliliklere uymasına yardımcı olur.
Dijital arşivleme süreci genellikle aşağıdaki adımlardan oluşur:
1. Planlama ve Hazırlık:
- Hedeflerin Belirlenmesi: Dijital arşivleme projesinin amaçları ve kapsamı net bir şekilde tanımlanır.
- İhtiyaçların Değerlendirilmesi: Arşivlenecek belge türleri, hacmi ve formatları belirlenir.
- Kaynakların Belirlenmesi: Gerekli personel, bütçe, ekipman ve yazılım belirlenir.
- Risklerin Değerlendirilmesi: Veri kaybı, siber saldırılar ve uyumluluk gibi riskler değerlendirilir ve azaltma planları hazırlanır.
- Standartların Belirlenmesi: Arşivleme formatları, adlandırma konvansiyonları ve meta veri standartları belirlenir.
2. Belgelerin Hazırlanması:
- Seçme ve Ayrıştırma: Arşivlenecek belgeler belirlenir ve tasnif edilir.
- Temizleme ve Onarım: Belgelerdeki hasarlar onarılır ve eksik bilgiler tamamlanır.
- Sayısallaştırma: Belgeler taranarak veya elektronik formata dönüştürülerek dijital hale getirilir.
- Kalite Kontrol: Dijital dosyaların okunabilirliği, bütünlüğü ve doğruluğu kontrol edilir.
3. Meta Veri Oluşturma:
- Endeksleme: Dijital dosyalara, onları kolayca bulmayı ve tanımlamayı sağlayan meta veriler eklenir.
- Anahtar Kelimeler: Belgelerin içeriğini anlatan anahtar kelimeler ve terimler eklenir.
- Açıklama: Belgelerin içeriğini özetleyen açıklamalar eklenir.
- Bağlantılar: İlgili belgeler arasında bağlantılar kurulur.
4. Depolama ve Güvenlik:
- Depolama Ortamının Seçimi: Dijital dosyaların depolanacağı ortam (yerel sunucu, bulut depolama hizmeti vb.) seçilir.
- Yedekleme: Veri kaybını önlemek için düzenli yedeklemeler yapılır.
- Güvenlik Önlemleri: Yetkisiz erişimi ve siber saldırıları önlemek için güvenlik duvarları, şifreleme ve diğer güvenlik önlemleri kullanılır.
- Erişim Kontrolü: Belgelerin kimlerin erişebileceğini ve hangi işlemleri yapabileceğini belirleyen erişim kontrol politikaları oluşturulur.
5. Erişim ve Kullanım:
- Araştırma Araçları: Dijital arşivde arama yapmayı ve belgeleri bulmayı kolaylaştıran arama araçları geliştirilir.
- Kullanıcı Eğitimi: Arşiv sisteminin nasıl kullanılacağına dair kullanıcı eğitimi verilir.
- Erişim Politikaları: Kullanıcıların arşive nasıl erişebileceklerini ve belgeleri nasıl kullanabileceklerini belirleyen erişim politikaları oluşturulur.
6. Bakım ve Güncelleme:
- Sistem Bakımı: Arşiv sisteminin düzenli olarak bakımı ve güncellenmesi sağlanır.
- Meta Verilerin Güncellenmesi: Meta verilerin güncel ve doğru kalması sağlanır.
- Uyumluluk Değerlendirmesi: Arşiv sisteminin yasal ve düzenleyici gerekliliklere uygunluğu düzenli olarak değerlendirilir.
7. Gelişmiş E-imza teknolojisi ile evrakların imzalanması ve kağıt evrak ile işlemlerin azaltılması:
- Dijital Bordro İmza: Gelişmiş E-imza ile bordroların ve belgelerin dijital ortamda ve yasal geçerli imzalanması.
- Dijital İzin ve Form: Gelişmiş E-imza ile izin ve tüm İK formlarının dijital ortamda ve yasal geçerli imzalanması.
- Dijital Sözleşme ve Özlük Evrakları: Gelişmiş E-imza ile İş Sözleşme ve Tüm işe giriş evrakların ve Özlük evrakların dijital ortamda ve yasal geçerli imzalanması.
Dijital arşivleme, kurumların bilgi varlıklarını uzun vadede korumaya ve yönetmeye yardımcı olan karmaşık bir süreçtir. Başarılı bir dijital arşivleme projesi için detaylı planlama, titiz uygulama ve sürekli bakım gereklidir.
Dijital Arşiv, İşletmelere hangi Faydaları sağlar:
Verimliliği Artırır:
- Belgelerin aranması ve bulunması çok daha kolay ve hızlı hale gelir.
- Kağıt belgelerin işlenmesi ve yönetilmesi için gereken zaman ve kaynak azalır.
- Otomasyon ve iş akışı optimizasyonu yoluyla iş süreçleri hızlandırılır.
Maliyetleri Düşürür:
- Depolama alanı ve kağıt maliyetleri azalır.
- Belgelerin kaybolma, hasar görme ve yanlış yerleştirilme riski azalır.
- Verimlilik artışı sayesinde genel işletme maliyetleri düşer.
Uyumluluğu Sağlar:
- Yasal ve düzenleyici gerekliliklere uyulması kolaylaşır.
- Risk yönetimi ve denetim süreçleri optimize edilir.
- Cezalar ve yasal yaptırımlar riski azalır.
Güvenliği Artırır:
- Dijital dosyalar, kağıt belgelerden daha güvenli bir şekilde saklanabilir.
- Yetkisiz erişim ve siber saldırılara karşı koruma sağlanır.
- Veri kaybı riski azalır.
İşbirliğini Kolaylaştırır:
- Çalışanlar, dünyanın her yerinden belgelerde işbirliği yapabilir.
- Belgelerin farklı departmanlar ve ekipler arasında paylaşılması kolaylaşır.
- Bilgi paylaşımı ve karar verme süreçleri hızlanır.
Müşteri Hizmetlerini Geliştirir:
- Müşteri bilgilerine ve belgelerine daha hızlı erişim sağlanır.
- Müşterilere daha hızlı ve daha iyi yanıt verme imkanı sunulur.
- Müşteri memnuniyeti ve sadakati artar.
Rekabet Avantajı Sağlar:
- Dijital arşivleme, işletmelere daha yenilikçi ve çevik olma imkanı sunar.
- Veriden daha iyi yararlanmayı sağlayarak işletmeleri rakiplerinden bir adım önde tutar.
- Sürdürülebilirlik ve kurumsal sorumluluk hedeflerine ulaşmaya yardımcı olur.
Bunlara ek olarak, dijital arşivleme:
- Kurumsal hafızayı korumaya yardımcı olur.
- Araştırma ve geliştirmeyi kolaylaştırır.
- Yeni ürün ve hizmetler geliştirmeye yardımcı olur.
- İşletmenin tarihi ve kültürü hakkında bilgi sağlar.
Dijital arşivleme, her ölçekteki işletme için faydalı bir araçtır. Küçük işletmeler bile dijital arşivlemenin sunduğu birçok faydadan yararlanabilir.
Dijital Arşivlemeyi Başlatmak
Dijital arşivlemeyi başlatmak için, işletmenizin özel ihtiyaçlarını ve gereksinimlerini değerlendirmek önemlidir. Bir dijital arşivleme çözümü seçerken, aşağıdakileri göz önünde bulundurmanız gerekir:
- Depolama kapasitesi: Arşivlemeniz gereken belge miktarını ve türlerini göz önünde bulundurun.
- Güvenlik: Verilerinizin güvenliğini sağlayacak bir çözüm seçin.
- Erişilebilirlik: Belgelerin yetkili kullanıcılar tarafından kolayca erişilebildiğinden emin olun.
- Kullanıcı dostu: Kullanımı kolay bir çözüm seçin.
- Ölçeklenebilirlik: İhtiyaçlarınız büyüdükçe büyüyebilecek bir çözüm seçin.
- Dijital Doküman Yönetimi: Dijital ortamda tüm evrakların yönetilmesi, bulunması, paylaşılması ve yetkilendirilmesi
- Dijital İmza ile yasal geçerli imza: Gelişmiş E-imza teknolojisi ile tüm dokümanların dijital ortamda ve yasal geçerliliği olacak şekilde imzalanması, yönetilmesi ve arşivlenmesi.
Dijital arşivleme hakkında daha fazla bilgi edinmek ve işletmeniz için doğru çözümü seçmenize yardımcı olacak kaynaklar bulmak için aşağıdaki bağlantıları ziyaret edebilirsiniz:
Tuna Çağla
Prognovia, Yenilikçi İK Çözümleri
Dijital Arşiv Yönetimi ile ilgili detaylı bilgiye ulaşmak için tıklayın.
Dijital İmza ile ilgili detaylı bilgilere ulaşmak için tıklayın.
Dijital Dönüşüm Danışmanlarının Önemi başlıklı yazımıza ulaşmak için tıklayın…
Stratejik İK Yazılımı Çözümleri hakkında detaylı bilgi için tıklayın…
